I. La importancia de un portal onboarding
A medida que los nuevos empleados se preparan para comenzar un nuevo trabajo, se están desconectando de su trabajo anterior ansiosos por obtener la mayor información posible sobre su nuevo puesto. Los nuevos empleados pueden recibir un enlace al sitio web una vez aceptada la oferta de trabajo. Este link los llevará a una página llena de diversos recursos, y en donde el nuevo empleado podrá aprender sobre la organización, su cultura y de lo que puede esperar en su primer día de trabajo.
Con qué empezar
Durante la creación de contenidos para la incorporación, RH debe tener en cuenta:
- Se recomienda hacerse las siguientes preguntas: ¿por qué existe mi sitio? y ¿cuál es su propósito? A continuación, habrá que dar un paso o dos y cuestionarse ¿qué significa la incorporación en su organización?
- Hacer esa conexión al responder las preguntas tendrá una correlación directa con el compromiso y con tener éxito, hecho que es mutuamente beneficioso para el individuo y la organización.
- Una vez que sea claro el propósito del sitio onboarding, los empleados necesitan determinar en lo que se centrarán para lograr ese propósito.
Resaltar la cultura.
Queremos que los nuevos empleados entiendan la cultura: ¿En qué creemos?, ¿cuáles son nuestros valores?, ¿cómo podemos trabajar unos con otros?
Se sugiere crear videos para lograr este objetivo. No es necesario traer a una empresa de gama alta. Todo el mundo tiene acceso a la tecnología básica que puede ayudar a crear estos videos. No hay que mostrar a las nuevas contrataciones sólo el mensaje del CEO. Los nuevos empleados generalmente quieren conocer a las personas que van a trabajar a su lado, y no solo al director general. Habrá que mostrarles lo que en realidad es trabajar allí. Use ejemplos reales e historias reales. Un canal de YouTube es una buena opción para esto.
Construir relaciones
El trabajo se realiza mediante la colaboración con otras personas de la organización. Cuanto más rápido se hagan esas conexiones y se ayude a construir esas relaciones, más rápido vamos a permitir que los nuevos empleados sean productivos. Se podrían incluso incluir fotos en el directorio en línea: ¿cuáles serán las personas con las que van a estar trabajando?
De esta manera, cuando conozcan a la gente, les será familiar porque ya han visto su cara. Las reuniones son también una buena alternativa para desarrollar una buena relación. No se limite a llevar a la nueva persona a conocer y presentarse en el primer día. Habrá que darles una agenda.
Intercambio de ideas
Éste es el componente que más a menudo está ausente de los programas de incorporación. Hay una gran cantidad de retroalimentación sobre el proceso logístico: ¿Conseguiste lo que necesitaba?, ¿completó sus formas?, sin embargo, estas cosas no le permitirán llegar al objetivo de conectar a los nuevos empleados para el éxito. Por lo tanto, se sugiere construir en el portal encuestas cortas de retroalimentación, de entre cuatro y siete preguntas, para sean respondidas tanto por el nuevo empleado y el director de RH. Estos datos pueden usarse para entender lo que ambas partes están pensando y qué tan bien alineados están. Luego RH puede facilitar una discusión para ayudar a cerrar las lagunas que puedan existir.
II. Los 8 procesos de oferta y contratación, así como un onboarding adecuado
1. 83% de las organizaciones de más alto rendimiento, según estudios, inician su proceso de incorporación antes del primer día de trabajo del empleado.
2. Se preocupan de que la incorporación sea antes de que comience el empleado a trabajar.
3. No envían los papeles en espera de su firma, sino que son mandados a los empleados de antemano para que su firma electrónica sea dada de alta. La selección de su talento es para ofrecerles beneficios.
4. Los nuevos empleados reciben una oferta de trabajo, y también pueden recibir acceso al portal de incorporación en línea de la compañía.
5. El contenido del portal está diseñado para hacerlos participar, incluyendo una nota amistosa por parte del jefe. Aquí la información la obtiene antes del primer día, así como los mensajes de bienvenida y las fotos de los nuevos compañeros de equipo, un glosario de siglas de la compañía, una copia virtual de su manual del empleado, así como otros detalles acerca del departamento de trabajo y las responsabilidades dentro de su nuevo contrato.
6. Del ingreso a portales también se benefician los RH, a través de cuadros de mando que deben organizar como seguimiento de las tareas que deben completarse y se administran vía electrónica. Lo mismo sucede con las formas de nómina.
7. Además de que los nuevos empleados llenen el papeleo de nuevo ingreso en línea, debe considerarse la posibilidad de proporcionar las respuestas a las preguntas que puedan tener, tales como dónde ir en un día, a quién pedir al llegar y qué ponerse.
8. Además se podrá configurar el escritorio, teléfono, equipo y contraseña de inicio de sesión de los nuevos contratados, antes de que lleguen.
Lo peor para un nuevo empleado es no sentirse cortejado por el proceso de reclutamiento y que al llegar al nuevo trabajo la recepcionista no sepa quién es.
Fuente: SHRM